EUDEC Intra

ⓘ	Cercle Liens Internes
Raison d'être : Une communauté associative créatrice de liens de qualité entre les membres
	Chargé de la plateforme FRAMASPACE	Frédéric	(1 place)
Raison d'être :
ⓘ	Contrat EUDEC Europe	Guilain	(1 place)
Raison d'être : Le lien contractuel entre EUDEC France et EUDEC Europe (défini dans le document “Terms of Reference) est connu et respecté, et si besoin, des mises à jours sont négociées Redevabilités : - Transmettre les informations dans les 2 sens (transmettre au Council les informations importantes sur le mode de fonctionnement d’EUDEC France, transmettre aux membres intéressés d’EUDEC France les informations importantes et intéressantes sur la façon dont EUDEC Europe gère les chapters et de façon générale la façon de fonctionner d’EUDEC Europe, définie dans le “Guidance Document”) - Garantir le cadre existant entre les deux parties (connaître le document “Terms of Reference” et assurer son respect et son application entre les deux parties, s’assurer que les décisions prises dans l’une ou l’autre structure et qui impactent le Terms of Reference reposent sur un accord équitable, prendre part aux éventuelles prises de décision/négociation)
ⓘ	Cercle Rencontres
Raison d'être : Des rencontres EUDEC France qui répondent aux besoins de l'association et des individus qui la composent Redevabilités : - Animer, coordonner la définition des objectifs des rencontres - Coordonner la mise en oeuvre les moyens pour atteindre ces objectifs (en lien avec les différents pôles) - Élaborer et tenir à jour un cahier des charges des conférences (fréquence, contenu, logistique…) - Trouver des équipes organisatrices pour les rencontres - Faire le lien avec l’équipe organisatrice, lui fournir des ressources organisationnelles, un soutien financier si besoin (par exemple pour avancer les frais de location) - Coordonner la mise en oeuvre des moyens pour évaluer les rencontres, analyser les bilans pour les adapter aux besoins des personnes participantes.
ⓘ	Finances rencontres	Florence	(1 place)
Raison d'être : Les rencontres sont accessibles financièrement et répondent aux besoins financiers d'EUDEC France
ⓘ	Adhésions	Guilain	(1 place)
Raison d'être : EUDEC France a des adhérent·es, peut les solliciter et publier des informations les concernant, telles que la carte des écoles et des projets Redevabilités : - Rendre l’adhésion et le renouvellement d’adhésion possible (page adhésion Hello Asso, transfert de ces données vers notre système, gestion et suivi des paiements) - S’assurer que les données des adhérents sont complètes et à jour (demande aux adhérent·es de donner davantage d’information les concernant notamment les infos sur les projets et écoles, détection des données qui datent, demande aux adhérents de les confirmer ou d’envoyer les données à jour, transfert de ces données vers notre système) - Rappeler aux adhérents la date de renouvellement d’adhésion (envoi d’email 28 jours avant la date de fin d’adhésion, puis 3 jours avant, puis 3 jours après, puis 28 jours après) - Permettre à tous de voir les projets et les écoles qui existent (publication des projets et écoles sur la carte sur eudec.fr, transmission de cette liste à eudec.org pour qu’ils la publient sur leur carte) - Mettre à disposition du secrétaire des AdM la liste des adhérent·e·s (page sécurisée par authentification sur intra.eudec.org avec le nom des adhérent·es et la date de fin d’adhésion, mailing list qui regroupe l’ensemble des adhérent·e·s réservée à l’envoi des convocation AdM + compte-rendu AdM + annonces événements EUDEC) - Faciliter le travail de comptabilité (page sécurisée par authentification sur intra.eudec.org avec le montant total des adhésions mois par mois, échanges de données avec EUDEC Europe) - Aider les nouve·aux·lles adhérent·es à se sentir inclus et savoir comment contribuer (coordination avec le rôle Inclusion) - Gérer les emails en erreur et les “opt-out” (contacter les membres dont les emails sont en erreur et corriger les emails, contacter les membres qui ont opt-out les votes lancés par EUDEC Europe et leur demander de confirmer qu’ils ne veulent plus recevoir ces votes) - Tenir à jour les procédures et règles d’adhésion (contacter le rôle Administration pour mettre à jour les statuts, avoir un doc adhésion)
ⓘ	Accueil local	Guilain (DE-12435 Berlin) Frédéric (37700 Saint-Pierre-des-Corps) ~	(rôle géographique)
Raison d'être : Les nouveaux membres (et ceux qui souhaitent devenir davantage actifs) peuvent facilement entrer en contact avec un·e membre qui habite près de chez eux et prêt·e à les accueillir de façon efficace et chaleureuse Redevabilités : - Répondre aux demandes transmises (entrer en contact avec les membres qui l'ont demandé, de la façon dont ils·elles l'ont demandé : email, téléphone ou de visu) - Donner des retours au rôle "Inclusion" (problèmes rencontrés, expériences positives, etc.)
ⓘ	Administration données membres	Guilain ~	(2 places)
Raison d'être : Les données concernant EUDEC France sont à jour (individus, projets, écoles, rôles et rencontres) Redevabilités : - Mettre à jour les informations sur les projets et les écoles en fonction des demandes - Mettre à jour les informations concernant les rôles en fonction des auto-nominations, des votes (création ou suppression de rôles) et des élections - Mettre à jour les prochains événements EUDEC (le prochain événement EUDEC est rappelé en haut de tous les mails de bienvenue et de relance) - Gérer le niveau de confidentialité concernant les individus (annuaire public) - Garder secret le mot de passe de l'interface d'admin intra.eudec.org
ⓘ	Inclusion
Raison d'être : Les membres de l'association se sentent accueillis, ils se sentent y appartenir, ils comprennent son fonctionnement pour pouvoir s’y impliquer, et ils peuvent la quitter sereinement. Redevabilités : - Organiser et garantir les procédures et temps d'inclusion pour intégrer l'association - Organiser et garantir les procédures de sortie de l'association - Faciliter les mises en liens entre les membres de l'association
ⓘ	Coordination EUDEC France	Nathalie	(1 place)
Raison d'être : EUDEC France répond à sa raison d'être de manière stratégique et pertinente Redevabilités : - Veiller au bon fonctionnement des cercles (être en soutien aux cercles quand c’est nécessaire ; impulser ou relancer si besoin une dynamique dans un cercle) - Construire une vision globale de ce qui est vivant dans EUDEC (suivre les activités et projets des cercles ; vérifier la cohérence des activités des cercles entre elles et avec la raison d’être) - Communiquer sur ce qui est vivant au sein d’EUDEC (mettre en lien les adhérents, faciliter les échanges d’informations ; utiliser les instances et les moyens de communication d’EUDEC afin de communiquer aux adhérents et aux écoles sur les activités et décisions d’EUDEC et d'aller chercher des informations auprès des adhérents et des écoles ; veiller à la pertinence de la communication interne et externe d’EUDEC)
ⓘ	Cercle Cadre Commun
Raison d'être : Une identité et un fonctionnement clairs, démocratiques et inclusifs
ⓘ	Cercle Organisation des Assemblées (COdA)
Raison d'être : Les AdM et les AdC sont fluides, efficaces, et elles créent du lien Redevabilités : - Organiser et animer les Assemblées des Membres (AdM) et permettre aux membres de lire le compte rendu - Organiser et animer les Assemblées de Coordination (AdC)
ⓘ	Secrétariat COdA	Anne	(1 place)
Raison d'être : L’association dispose d’une trace écrite des actions et décisions prises par le Cercle des Membres. Redevabilités : - Être présent·e lors des AdM et des AdC ou désigner un.e remplaçant.e. Assurer le suivi, l’ancrage et la diffusion des travaux du Cercle des Membres : - S’assurer que le relevé de décision est à jour et rempli (prendre en compte les décisions prises en asynchrone dans basecamp). - Saisir les compte-rendus des assemblées pour garder trace des débats et les rendre accessibles à tous les membres. - Informer les personnes qui n'étaient pas là lors de l'assemblée des décisions qui pourraient les concerner directement. En lien avec le rôle Animation des assemblées : - Convoquer l’assemblée conformément aux statuts et aux règles écrites dans le chapitre « organisation des assemblées » - Sonder régulièrement les membres pour ajuster les dates et horaires des assemblées - Recevoir les dépôts de toutes les initiatives (projets, propositions, motions…) - Préparer l'ordre du jour - Donner un avis sur le caractère stratégique des propositions aux membres qui les portent à l’ordre du jour - Décider du caractère d’urgence avec le rôle Animation des Assemblées - Procéder à l'émargement et à la vérification des présences et du quorum - Veiller à ce que le groupe respecte ses horaires de travail lors des différentes phases - Veiller à rester impartial.e dans son rôle et au service de l’intelligence collective - Renoncer à ses droits de délibérations et de vote. Sinon : Communiquer à l’assemblée son désir d’exprimer son avis personnel sur un sujet. Il·elle abandonne alors sa fonction tout le temps de la délibération sur ce sujet et retrouve son droit de vote. Il est remplacé par un-e autre participant-e, qu’il désigne, le temps de son intervention, puis il reprend son rôle..
ⓘ	Animation COdA	Guilain	(1 place)
Raison d'être : Les assemblées des membres et de coordination respectent le manuel du Cadre Démocratique, sont structurées, fluides et permettent l’avancement des travaux du cercle. Redevabilités : - Être présent·e lors des AdM et des AdC ou se faire remplacer Animer les assemblées du cercle dans le respect du Cadre Démocratique : - Ouvrir et clôturer les assemblées dans le temps annoncé - Proposer une animation, une structure qui permette au cercle de répondre à ses besoins - S’assurer du bon déroulement des délibérations (rappel et respect des procédures de prise de parole, veiller à la clarté et à la validité des propositions et motions) - S’assurer du bon déroulement des prises de décisions (rappel et respect des procédures, logistique, suivi de la mise en oeuvre) Animer les assemblées de coordination dans le respect du Cadre Démocratique : - Convoquer les assemblées de coordination et sonder régulièrement les membres du cercle pour ajuster les dates et horaires - S’assurer du bon déroulement des assemblées, en cohérence avec le cadre démocratique - Concevoir les assemblées - Soutenir la dynamisation du Cercle - Veiller à rester impartial dans son rôle et au service de l’intelligence collective - Renoncer à ses droits de délibérations et de vote. Sinon : Communiquer à l’assemblée son désir d’exprimer son avis personnel sur un sujet. Il·elle abandonne alors sa fonction tout le temps de la délibération sur ce sujet et retrouve son droit de vote. Il est remplacé par le rôle secrétariat EF ou par un-e autre participant-e, désigné par le rôle secrétariat EF, le temps de son intervention, puis il reprend son rôle.
ⓘ	Manuel	Guilain ~	(2 places)
Raison d'être : Le manuel du Cadre Démocratique est efficace, accessible et à jour. Il est particulièrement respecté lors des Assemblées des Membres. Redevabilités : - Faire des propositions de modification du cadre démocratique en fonction des problèmes rencontrés et besoins identifiés. - Mettre à jour le manuel après le vote de ces modifications. - Mettre le manuel à disposition sur le drive et le site internet. - Faciliter la compréhension et l'utilisation du manuel : répondre aux questions des membres de l'association, faire des fiches synthétiques et visuelles... - Soutenir le binôme Animation-Secrétariat du Cercle Organisation des Assemblées dans leur rôle de garants du cadre pendant les AdM, en étant vigilant au respect du cadre définit dans le manuel (en pratique, il utilise des points techniques pour rappeler des passages pertinent du manuel s'il identifie un risque de manquement au cadre, ou si le rôle Animation COdA le sollicite)
ⓘ	Administration générale	Sabrina	(1 place)
Raison d'être : L'association respecte les obligations administratives de la loi, les statuts sont à jour et correspondent au fonctionnement de l'association Redevabilités : - Tenir à jour les statuts en conformité avec les exigences légales et la gouvernance de l'association. - Faire les déclarations administratives (assurance, banque, préfecture...) - Tenir à jour, ranger et rendre accessible un dossier avec tous les documents officiels - établir les procès verbaux des assemblées des membres
ⓘ	Jardinier	Guilain	(1 place)
Raison d'être : des outils internes à jour, alignés avec la gouvernance Redevabilités : - Désherber, planter, modifier l'arborescence du Drive pour l’aligner sur la gouvernance - Désherber, planter, modifier l'arborescence de Basecamp pour l’aligner sur la gouvernance - Tenir à jour la liste des rôles sur le site - Faire remonter les problématiques d’utilisation, de classement aux rôles et cercles pertinents - Initier, au moins une fois par an avant EUDEC en action, une « campagne d’alignement » pour faire le point avec les personnes sur leur rôle (voir si elles les énergétisent tjs, clarifier les redevabilités, etc.) et supprimer les rôles et cercles non énergétisés depuis plus de 12 mois.
ⓘ	Cercle Stratégie Financière
Raison d'être : Une gestion associative efficace et en accord avec nos valeurs
	Trésorier·e	Florence	(1 place)
Raison d'être :
	Comptabilité	Florence	(1 place)
Raison d'être :
	Préparation budget annuel	Florence	(1 place)
Raison d'être :
ⓘ	Cercle Soutien au Terrain
Raison d'être : Des moyens déployés pour permettre le développement et la pérennité des initiatives de l'éducation démocratique
	Soutien juridique	~	(1 place)
Raison d'être :
ⓘ	Cercle Soutien Juridique
Raison d'être : Des aides juridiques sont disponibles pour les initiatives d'éducation démocratique soutenues par les membres EUDEC France Redevabilités : - Collecter et structurer les documents utiles pour des questions juridiques (rapports d'inspection, de mises en demeures, courriers d'avocats, etc.) - Lister les avocats susceptibles de travailler pour nous, et connaître leurs spécificités - Décider d'affecter l'enveloppe budgétaire votée en AdM (12 500€ en 2021, puis 5 000€ par an ensuite) - Fournir au cercle "Action politique" des éléments pour aider à changer les lois en faveur de l'éducation démocratique
ⓘ	Cercle Com' et Relations Publiques
Raison d'être : Notre voix portée à l'extérieur de l'association pour accroître la notoriété et la crédibilité de l'éducation démocratique en France
ⓘ	Carte des projets	Guilain	(1 place)
Raison d'être : Une représentation cartographique de notre réseau EUDEC France lisible et accessible pour les membres de l'asso et le grand public Redevabilités : - s'assurer régulièrement que cette carte est à jour et accessible, et intègre l'intégralité du réseau - contrôler la validité de la présence des projets par l'adhésion d'au moins un membre individuel en faisant partie - s'assurer du lien entre notre cartographie et celle d'EUDEC et d'IDEN ainsi que d'autres réseaux recensant les initiatives en éducation alternative, en France tout particulièrement (ex. Printemps de l'Éducation, ...) - recevoir les demandes particulières des membres par rapport à la carte (ex. changement de nom, projet manquant ou mal renseigné, etc.)
	Site Internet	Guilain	(1 place)
Raison d'être :
ⓘ	Infomail	Guilain	(1 place)
Raison d'être : Un traitement efficace des emails reçus sur contact (a) eudec.fr Redevabilités : - Juger de l'importance des messages reçus, puis : si le message est inutile (mailing-list, notifications superflues, etc.), se désinscrire ou inscrire une adresse email plus pertinente ; si je peux traiter le message, répondre au message (objectif : 2 jours ouvrés maximum) et si la personne attend qu'une action soit faite, lui indiquer le délai avec lequel cette action sera faite ; si je ne peux pas traiter le message, le transmettre à une personne compétente. - En cas d'absence de plus de 2 jours ouvrés, mettre en place un message de réponse automatique pour indiquer la date de retour (Limites : Pas de suivi des emails transmis : une fois transmis à un membre EUDEC, je ne m'en soucie plus, sauf bien sûr si le membre en question me répond ou si la personne contacte à nouveau sur l'email eudec.fr ; Je réponds à partir de mon adresse perso, la conversation n'est donc pas dans l'historique du compte email eudec.fr)
ⓘ	Réseaux sociaux	~	(1 place)
Raison d'être : La communication d'EUDEC France est visible sur les réseaux sociaux Redevabilités : - Création de publications d’Eudec Fr. - Gérer et animer la communauté numérique eudecienne. (sur facebook, instagram, linkedin, …) - Élaborer des stratégies de diffusions. - Diversifier et optimiser les canaux de diffusions. - Analyser les résultats des campagnes. Liste réseaux sociaux Utiliser : Facebook En perspective : Instagram, Linkedin, Pinterest, Le blog De côté / à réfléchir : X, Tik Tok
	Relations médias	~	(1 place)
Raison d'être :
ⓘ	Newsletter externe	Noé	(1 place)
Raison d'être : Chacun·e peut recevoir par email les actualités de l'éducation démocratique en France, même sans être membre. Redevabilités : - S'assurer qu'il est facile de s'inscrire - Tenir à jour la liste des destinataires - Sélectionner le contenu pertinent - Valider le contenu grâce à un vote dans le cercle "Com et Relations Publiques" - Envoyer la newsletter - Traiter les retours et les suggestions d'amélioration
ⓘ	Cercle Action politique
Raison d'être : EUDEC France influence les sphères politiques françaises dans le sens de la défense et de la promotion de l'éducation démocratique Redevabilités : - faire une veille des positions des différents acteurs - élaborer des stratégies d'action de l'association en fonction du contexte politique, et les faire valider en AdM - mettre en oeuvre ces stratégies (créer les communiqués de presse, organiser des rencontres, etc.)
ⓘ	Page Ressources du site web	~	(1 place)
Raison d'être : fournir le contenu de la page ressources du site eudec.fr Redevabilités : collecter et sélectionner les ressources à publier sur le site web: 6 vidéos 6 PDF 6 podcasts une liste d'une dizaine de liens externes
ⓘ	Lien avec le GRRE	~	(1 place)
Raison d'être : Assurer l'échange d'informations du GRRE vers EUDEC France et vice-versa Redevabilités : Informer la communauté EUDEC France des actions du GRRE (Groupe de recherche sur l'Éthique en Éducation et en Formation) Permettre à EUDEC France de participer aux actions du GRRE (donner l'information, soutenir les rencontres)
ⓘ	Soutien à la recherche
Raison d'être : Soutenir des projets de recherches en lien avec l’éducation démocratique (mise en place d’un soutien logistique, administratif et mise en réseau)
ⓘ	Délégué à la Protection des Données	Noé	(1 place)
Raison d'être : EUDEC France respecte ses obligations rgpd Redevabilités : - S'assurer qu’EUDEC France respecte ses obligations légales en matière de protection des données (RGPD). - Gérer la base de données sécurisée du cercle "Soutien à la Recherche", et autoriser son accès partiel pour des projets au cas par cas, selon des modalités décidées par le cercle “Soutien à la Recherche”.

Cercle Liens Internes

Cercle Rencontres

Inclusion

Cercle Cadre Commun

Cercle Organisation des Assemblées (COdA)

Cercle Stratégie Financière

Cercle Soutien au Terrain

Cercle Soutien Juridique

Cercle Com' et Relations Publiques

Cercle Action politique

Soutien à la recherche